Besoin
Assurer l’évolution à long terme de plateformes TYPO3 gouvernementales complexes, maintenir leur sécurité et leur compatibilité, développer des intégrations avec les systèmes internes du Ministère et moderniser un intranet stratégique dans un environnement soumis à des exigences gouvernementales strictes.
Solution
Agence Lex a offert au MEIE un accompagnement TYPO3 continu pendant près de quatre ans : veille technologique, mises à niveau, développement d’extensions sur mesure, intégration avec des systèmes internes, soutien aux équipes, recommandations d’architecture et réalisation d’une importante modernisation de l’intranet en 12 sprints.
De 2022 à 2026, Agence Lex a accompagné le ministère de l’Économie, de l’Innovation et de l’Énergie du Québec dans la maintenance, l’évolution et l’intégration de ses plateformes TYPO3. En 2024, le MEIE lui a également confié la modernisation de son intranet dans le cadre d’un projet structuré en 12 sprints.
À propos du ministère de l’Économie, de l’Innovation et de l’Énergie
Le ministère de l’Économie, de l’Innovation et de l’Énergie du Québec — MEIE est une organisation gouvernementale dont les plateformes numériques doivent répondre à des exigences élevées en matière de sécurité, d’accessibilité, de confidentialité, d’interopérabilité et de pérennité.
Dans un tel environnement, un site Web ou un intranet ne peut pas être considéré comme un projet isolé. Il s’intègre à un écosystème technologique beaucoup plus vaste et doit évoluer en coordination avec plusieurs équipes internes.
Quelques chiffres illustrent l’ampleur de notre collaboration :
- Près de 4 années d’accompagnement, d’avril 2022 à mars 2026;
- 2 contrats gouvernementaux distincts confiés à Agence Lex;
- Plus de 130 000 $ de valeur contractuelle maximale documentée;
- un important projet de modernisation d’intranet découpé en 12 sprints;
- de nombreux composants TYPO3, développements sur mesure et intégrations avec des systèmes du Ministère.
Cette relation à long terme constitue une expérience particulièrement représentative de la capacité d’Agence Lex à intervenir dans les environnements numériques complexes du secteur public québécois.
Contexte du mandat
En 2022, le ministère de l’Économie et de l’Innovation recherchait une expertise spécialisée pour l’accompagner dans l’utilisation, le développement et l’évolution de ses plateformes TYPO3.
Le mandat ne consistait pas uniquement à effectuer ponctuellement des travaux de programmation.
Le Ministère recherchait un partenaire capable de comprendre son environnement, de conseiller ses équipes, de diagnostiquer les problèmes, de planifier les migrations, d’effectuer les développements nécessaires et de transférer progressivement son expertise aux ressources internes.
Le mandat couvrait notamment le site Web ministériel et l’intranet.
Il devait également respecter les nombreux cadres applicables aux organisations gouvernementales : sécurité de l’information, protection des renseignements, accessibilité, interopérabilité, recommandations du W3C, identité visuelle gouvernementale et utilisation du français.
Cette première collaboration s’est inscrite dans la durée.
En 2024, le MEIE a accordé à Agence Lex un second contrat, cette fois pour réaliser une importante modernisation de son intranet TYPO3 afin de préparer son transfert vers une infrastructure infonuagique sécurisée.
Pour Agence Lex, ce deuxième mandat représentait surtout une marque de confiance : après plusieurs années de collaboration, le Ministère nous confiait un projet autonome et structurant touchant directement un outil utilisé à l’interne par son organisation.
Le besoin
Les besoins du MEIE se situaient à plusieurs niveaux.
Maintenir un environnement TYPO3 pérenne
Une plateforme institutionnelle ne peut pas demeurer figée pendant plusieurs années.
Les versions du CMS, de PHP, des bibliothèques et des extensions évoluent continuellement. Les vulnérabilités découvertes doivent être évaluées et les dépendances technologiques doivent demeurer compatibles.
Agence Lex devait donc effectuer une veille technologique continue, conseiller le Ministère et planifier les interventions permettant de conserver des plateformes TYPO3 maintenables et sécuritaires.
Faire évoluer les plateformes existantes
Les besoins fonctionnels du Ministère évoluaient eux aussi.
Notre équipe devait pouvoir intervenir sur des fonctionnalités existantes, corriger des anomalies et développer de nouveaux composants tout en respectant l’architecture déjà en place.
Connecter TYPO3 à l'écosystème interne du MEIE
Les plateformes du Ministère ne fonctionnaient pas en vase clos.
Nous avons développé et fait évoluer des extensions TYPO3 personnalisées permettant aux plateformes Web et à l’intranet de communiquer avec différents systèmes internes du MEIE.
Ces intégrations exigeaient une compréhension qui dépassait largement la simple gestion de contenu.
Accompagner les équipes
Enfin, le Ministère avait besoin d’un partenaire capable de participer aux discussions avec ses équipes de communications et de technologies de l’information, d’expliquer les conséquences des différentes options et de formuler des recommandations tenant compte du contexte réel de l’organisation.
Notre rôle était donc autant celui d’un expert-conseil TYPO3 que celui d’une équipe de développement.
Les défis particuliers à relever
Travailler dans un environnement gouvernemental
Un projet gouvernemental doit composer avec des contraintes qui sont souvent beaucoup plus nombreuses que celles rencontrées dans un site Web conventionnel.
Sécurité, confidentialité, protection des renseignements personnels, accessibilité, interopérabilité, normes gouvernementales et processus internes doivent être considérés dans chaque décision.
Une solution techniquement intéressante n’est pas nécessairement la bonne solution si elle ne peut pas s’intégrer au cadre technologique ou administratif du client.
Faire évoluer un système déjà fortement personnalisé
Au fil du temps, les plateformes TYPO3 du MEIE avaient acquis plusieurs fonctionnalités propres aux activités du Ministère.
Une mise à niveau ne pouvait donc pas être réalisée simplement en installant une nouvelle version du CMS.
Il fallait analyser chaque composant, vérifier les dépendances, adapter les développements personnalisés et préserver les communications avec les systèmes internes.
Moderniser un intranet comportant de nombreux modules
Le projet d’intranet représentait à lui seul un chantier majeur.
La modernisation couvrait notamment :
- l’authentification et l’autorisation;
- les manchettes et grands dossiers;
- les préférences et raccourcis des utilisateurs;
- les calendriers;
- les offres d’emploi;
- le bottin des employés;
- les gabarits de documents;
- les sondages;
- le babillard;
- les formulaires;
- les commentaires et interactions;
- les cartes de vœux;
- la recherche avec Solr;
- ainsi que plusieurs autres fonctionnalités propres au Ministère.
Le projet devait en plus être préparé pour un transfert sécuritaire vers le Cloud.
Coordonner plusieurs expertises
La réussite du mandat nécessitait une collaboration étroite entre l’équipe des communications numériques, les ressources informationnelles du MEIE et Agence Lex.
Notre équipe devait donc être capable de dialoguer autant avec des gestionnaires et des spécialistes des communications qu’avec les équipes techniques responsables de l’infrastructure.
La solution
1. Un accompagnement TYPO3 continu plutôt qu’une succession d’interventions
Nous avons privilégié une approche basée sur la continuité.
Au lieu d’attendre qu’un problème majeur survienne, nous avons suivi l’évolution de TYPO3 et de son écosystème afin de pouvoir recommander les travaux appropriés au bon moment.
Cette veille technologique a permis de discuter avec le Ministère des mises à niveau à prévoir, des risques associés aux différentes options et des travaux nécessaires pour conserver un environnement maintenable.
2. Des recommandations adaptées au contexte gouvernemental
Nos recommandations n’étaient jamais basées uniquement sur ce qui était techniquement possible.
Nous participions aux discussions entourant les plateformes TYPO3 afin de comprendre les contraintes du MEIE avant de proposer une solution.
Cette approche est particulièrement importante dans le secteur public, où une décision peut avoir des répercussions sur la sécurité, l’infrastructure, l’accessibilité, les communications, la gouvernance ou le travail d’autres équipes.
3. Des extensions TYPO3 développées sur mesure
Lorsque les fonctionnalités standards de TYPO3 ne répondaient pas aux besoins, nous avons développé ou fait évoluer des extensions personnalisées.
Certaines de ces extensions permettaient notamment aux plateformes TYPO3 de communiquer avec d’autres systèmes du MEIE.
Cette capacité d’intégration permet de conserver TYPO3 comme plateforme centrale de gestion de contenu tout en l’insérant efficacement dans l’écosystème technologique existant de l’organisation.
4. Des mises à niveau planifiées et maîtrisées
Les plateformes ont été maintenues et mises à niveau régulièrement.
Chaque évolution nécessitait d’évaluer les dépendances, les développements personnalisés et les risques d’incompatibilité avant de procéder.
L’objectif était simple : permettre au Ministère de bénéficier des évolutions technologiques sans compromettre les fonctionnalités dont ses équipes dépendaient.
5. Une modernisation de l’intranet organisée en 12 sprints
Pour le deuxième mandat, le projet a été divisé en 12 sprints, permettant au MEIE de suivre précisément l’avancement des travaux.
Les premiers sprints ont permis de mettre en place l’environnement de développement, le design et les mécanismes d’authentification.
Les fonctionnalités de l’intranet ont ensuite été migrées et adaptées progressivement.
Les derniers sprints ont été consacrés à l’acceptation puis à la mise en production, en collaboration avec les équipes du Ministère.
Cette méthode permettait de réduire les risques tout en donnant régulièrement aux équipes du MEIE une version concrète des travaux réalisés.
6. Une expertise assumée directement par Agence Lex
Le deuxième contrat prévoyait que les travaux soient réalisés sans sous-traitance.
L’expertise, les responsabilités techniques et la continuité du mandat demeuraient donc directement entre les mains de l’équipe d’Agence Lex.
Pour une organisation publique, cette proximité facilite les échanges, réduit les intermédiaires et permet aux personnes responsables du projet de communiquer directement avec les spécialistes qui connaissent réellement la plateforme.
Résultats obtenus
La réussite de ce mandat ne se mesure pas uniquement par une livraison technique.
Elle se mesure aussi par la durée de la relation de confiance qui s’est créée entre le MEIE et Agence Lex.
Le premier contrat, amorcé en 2022, s’est prolongé jusqu’en mars 2026.
Entre-temps, le Ministère nous a confié un second mandat majeur consacré à son intranet.
Au terme de cette collaboration :
- les plateformes TYPO3 ont pu continuer d’évoluer pendant plusieurs années;
- les mises à niveau ont été planifiées et réalisées en tenant compte des développements existants;
- des extensions personnalisées ont permis d’intégrer TYPO3 à l’écosystème technologique du Ministère;
- le MEIE a bénéficié d’un accompagnement et de recommandations continus;
- un intranet complexe a été modernisé selon une démarche structurée en 12 sprints;
- les travaux ont été réalisés dans un environnement soumis aux exigences de sécurité, de confidentialité et d’accessibilité propres au gouvernement du Québec;
- le projet d’intranet a été mené en collaboration avec les équipes internes jusqu’aux étapes d’acceptation et de mise en production.
Deux contrats gouvernementaux représentent ensemble plus de 130 000 $ de valeur contractuelle maximale documentée.
Cette collaboration démontre surtout qu’une agence spécialisée de taille humaine peut prendre en charge des mandats publics à six chiffres, assurer leur continuité sur plusieurs années et travailler efficacement avec les différentes équipes d’une grande organisation.
Ce que le MEIE dit de notre collaboration
« Pendant trois ans, nous avons eu un excellent accompagnement de l’Agence Lex pour nos travaux de maintien et de développement dans TYPO3. Nos sites ont présenté certains défis de mises à jour, mais l’Agence Lex a été au rendez-vous pour planifier et exécuter les travaux avec efficacité. »
Geneviève Dubois-Ferland
Chef d'équipe des communications numériques Direction des communications, Ministère de l'Économie, de l'Innovation et de l'Énergie Ministère du Tourisme
Et concernant le projet d’intranet :
« Notre intranet a aussi représenté un travail colossal de collaboration entre nos équipes et celle d’Agence Lex. L’Agence Lex a su mettre en place l’environnement TYPO3 approprié, ce qui a assuré le succès de cet important projet, dans un court laps de temps. Nous sommes très satisfaits du travail de l’Agence Lex dans ce mandat. Une réelle réussite! »
Geneviève Dubois-Ferland
Chef d'équipe des communications numériques Direction des communications, Ministère de l'Économie, de l'Innovation et de l'Énergie Ministère du Tourisme
Une autre remarque reçue au cours de notre collaboration résume bien la relation développée avec les équipes du Ministère :
« Pourquoi, je ne vous ai pas rencontrée avant »
Gaétan Dupont
Coordonnateur de l’équipe des communications numériquesService des affaires publiques et des communications numériques, Ministère de l’Économie et de l’Innovation
Conclusion et perspectives
Cette collaboration avec le MEIE constitue pour Agence Lex bien davantage qu’un projet TYPO3.
Elle démontre notre capacité à devenir un partenaire technologique à long terme d’une organisation publique québécoise.
Pendant près de quatre ans, notre rôle a évolué au rythme des besoins du Ministère : maintenance, développement, intégration, conseil, veille technologique, mises à niveau et, finalement, modernisation d’un intranet stratégique.
C’est précisément le type de relation que nous proposons aux ministères, organismes gouvernementaux, CISSS et CIUSSS, établissements d’enseignement, cégeps, universités, centres de services scolaires et commissions scolaires.
Une équipe spécialisée n’a pas besoin d’être une multinationale pour offrir la rigueur attendue d’un fournisseur gouvernemental.
Elle doit toutefois comprendre les processus du secteur public, respecter ses exigences, maintenir son expertise, assurer la continuité du service et être présente lorsque les projets deviennent complexes.
C’est ce que notre collaboration avec le MEIE a démontré pendant près de quatre ans.