Un intranet puissant et efficace signé TYPO3 : les fonctionnalités à convoiter

Au-delà de son statut d'outil numérique, l'intranet se montre un instrument puissant, performant et indispensable, alimenté par une panoplie de fonctionnalités. C'est entre autres pourquoi, il s'impose en tant qu'épine dorsale du fonctionnement interne d'une entreprise.
 
Certes, à chaque entreprise son intranet. Toutefois, le besoin fondamental reste identique : assurer un roulement fluide pour une performance optimale. Avant d'explorer les fonctionnalités clés qui donnent toute leur puissance à un intranet, il convient d'en proposer une définition, d'en décrire l'utilité et de préciser les raisons de son adoption.

1) C'est quoi un intranet ?
C'est un outil numérique presque semblable à l'Internet. Par contre, à la différence de ce dernier, il n'est pas accessible au grand public. L'intranet est en fait un réseau privé interne accessible uniquement par le personnel d'une entreprise.

2) À quoi sert un intranet ?
Lister la multitude d'utilités d'un intranet exigerait un texte interminable. Cependant, de par leur puissance, certaines fonctionnalités permettent de mieux comprendre son utilité : de celles-ci, la communication, la collaboration et le partage.

3) Pourquoi utiliser un intranet ?
D'abord, pour améliorer la communication, la collaboration entre équipes et la productivité individuelle. Cela, parce que le monde numérique évolue continuellement ; ce qui a comme effet secondaire de forcer les environnements de travail à rester dans les sillage de cette évolution.
 
Ensuite, parce que l'intranet centralise l'accès à l'information, aux documents et aux outils essentiels au flux de travail; ce qui réduit les pertes de temps et les erreurs liées à la dispersion des ressources.

Mais alors, quelles sont exactement ces fonctionnalités qui font de l'intranet un outil indispensable ?

La transmission d'annonces d'une entreprise à ses clients a une importance capitale. Toutefois, la préparation de ces annonces doit se faire d'abord à l'interne ; ce qui implique la communication entre différentes équipes de l'entreprise. La communication interne constitue l'une des pierres d'assise d'un intranet, parce qu'elle permet aux employés de rester informés de ce qui se passe au sein de l'entreprise. La communication peut prendre différentes formes :

• Actualités et annonces officielles venant du comité exécutif ou des RH.
• Fil d'actualités dynamique, c'est-à-dire les projets et événements à venir, et même les réussites de l'entreprise.
• Messagerie instantanée ou intégration avec Teams et/ou Slack.
• Alertes urgentes, pannes, compromission de la sécurité, météo, etc.

La collaboration entre les équipes d'une entreprise est un véritable gouvernail qui lui permet de rester en équilibre. Cette collaboration est en quelque sorte l'extension de la communication interne. Il ne peut y avoir de collaboration sans communication ; parce que  c'est à travers la collaboration que :

• Le partage de documents avec gestion des versions est possible.
• Une co-édition en ligne de fichiers (Office 365, Google Docs) est faisable.
• La gestion des événements est plus facile (mises à jour d'événements importants et les potentiels participants).
• Le partage des connaissances (grâce à un flux constant d'informations) est avantageux pour les employés, car c'est une excellente façon de stimuler leur motivation et leur performance. 

Le partage des connaissances à lui seul constitue un gros morceau de l'intranet parce que tout type d'information peut être stocké (ex. blogues, chiffres de vente, conseils pour booster la productivité, voire l'histoire de l'entreprise). Ce qui rend le partage de connaissances intéressant, c'est que chaque collaborateur est un expert dans un domaine donné.

Une autre fonctionnalité qui constitue un pilier de l'intranet, c'est la Gestion des ressources humaines. Imaginez avoir à chercher les informations d'un employé dans une entreprise de 2000 personnes sans intranet ! Cette recherche serait interminable, surtout s'il y a deux ou trois employés qui ont les mêmes noms. Cette fonctionnalité :

• Permet de dresser un bottin du personnel avec profils détaillés.
• Donne accès aux outils RH ( ex. formulaires de vacances, de demande de congé, d'évaluations, formations, etc.). Ce qui allège considérablement les tâches administratives du personnel des RH. En même temps, cela encourage les employés à maitriser l'intranet et trouver eux-mêmes les informations recherchées.
• Permet de souligner les performances d'un employé, d'annoncer les anniversaires, les promotions, les récompenses, etc.).
• Permet au personnel des RH de mettre en place un processus d'apprentissage continu par le biais de formations.

Cette fonctionnalité est également une pierre d'assise de l'intranet, car elle favorise d'une certaine façon la productivité d'un employé. Lorsque considérée, elle donne le pouvoir à l'employé de :

• Cibler le contenu désiré, selon son département et son rôle dans l'entreprise.
• Bâtir son tableau de bord personnel, c'est-à-dire hiérarchiser les éléments les plus importants pour lui (raccourcis, tâches, liens, notifications, etc.).
• D'ajuster ses préférences d'abonnement aux nouvelles, groupes d'intérêt, etc.
• De créer et mettre à jour son propre profil.

Avec cette fonctionnalité, l'employé jouit d'une certaine liberté, ce qui va améliorer nettement son flux de travail.

Un intranet basé sur le cloud est l'une des meilleures fonctionnalités. C'est super lorsque l'intranet est pleinement utilisé au bureau. Cependant, le virage numérique pousse certains employés vers un besoin de flexibilité dans leur travail. Pour diverses raisons, ils ont parfois besoin de travailler à distance tout en restant connectés avec leurs collègues et supérieurs.

Cela dit, un intranet qui met l'accent sur le télétravail, en permettant aux employés d’avoir accès à tous les outils dont ils ont besoin, est un avantage substantiel. Comparé à un intranet hébergé localement, celui stocké dans le cloud a fort probablement un meilleur taux d'adoption. Qui plus est, ce taux d'adoption peut rapidement prendre de l'expansion. D'ailleurs, selon une étude, un fort pourcentage des entreprises qui privilégie l'intranet cloud voit une amélioration considérable de leur productivité et flexibilité de travail.

La sécurité constitue un enjeu capital pour tout intranet d'entreprise. Le volume de données sensibles manipulées exige des mesures rigoureuses pour en assurer la protection. Dans la conception d'outils numériques, TYPO3 n'a plus rien à prouver en matière de sécurité.

TYPO3 permet de blinder cette sécurité avec l'intégration de l’authentification à 2 facteurs, de même qu'avec la gestion granulaire des permissions ; ce qui permet de contrôler précisément qui peut accéder à telles informations.

De plus, la sécurité permet le chiffrement des données sensibles, la traçabilité des accès, la gestion des sessions et les mécanismes de protection contre les intrusions (piratage, virus, attaques malveillantes, etc.). Cette fonctionnalité montre son plein potentiel lorsque :

• Des audits et sauvegardes sont réalisés régulièrement.
• La conformité réglementaire (ex. RGDP, Loi 25 au Québec) est prise en compte.
• L'intranet basé sur le cloud est privilégié.

Même si l'intranet renforce le professionnalisme; il joue également un rôle clé dans l'épanouissement social grâce à son espace dédié aux échanges entre employés. Ces interactions sociales contribuent à prévenir le burnout en favorisant un environnement de travail plus humain et connecté. Autrement dit, la fonctionnalité d'« espace social » offre aux employés un lieu pour se détendre, s'exprimer et interagir, notamment à travers des :

• Forums de discussion ou communautés thématiques.
• Sondages rapides et enquêtes d'opinion.
• Activités sociales.

Donc, cette fonctionnalité, que l'on pourrait qualifier de « club social », peut avoir un impact positif sur le bien-être des employés. Un salarié épanoui est, en effet, souvent plus engagé et productif. À l'inverse, restreindre l'usage de l'intranet à des fonctions purement professionnelles, sans espace d'échange ou de détente, revient à priver les employés d'une bouffée d'oxygène indispensable à leur performance. Une approche aussi rigide alimente le stress, et mène inévitablement à l'épuisement professionnel.

Cette fonctionnalité est un atout majeur et stratégique dans un intranet, car elle joue un rôle crucial dans l'optimisation des processus internes et de l'expérience utilisateur (UX). Cette fonctionnalité garantit la pertinence et l'efficacité de l'intranet au fil du temps, notamment par l'entremise de :

• Statistiques d'usage ( ex. les pages les plus consultées, le taux de clics sur certains contenus). Ce qui permet aux administrateurs de mieux comprendre le comportement et les besoins des utilisateurs.
• L'intégration d'un module de Feedback utilisateur (c'est une façon simple et immédiate de recueillir des suggestions, signalements, commentaires des employés) pour une amélioration continue basée sur des données concrètes.
• Tableaux de bord pour administrateurs (pour une vue d'ensemble claire et en temps réel de la performance de l'intranet), ce qui permet de faire rapidement des ajustements ciblés au besoin, pour optimiser l'expérience utilisateur (UX).

L'intranet est bien plus qu'un simple outil numérique, c'est un atout qui aide une entreprise à se démarquer, surtout s'il est composé des fonctionnalités incontournables (celles que nous avons expliquées).
  
Cependant, comme dit en introduction, à chaque entreprise son intranet. Toutefois, à notre humble avis, toute entreprise désirant avoir un intranet puissant et performant devrait considérer les 8 fonctionnalités susmentionnées.

En somme, privilégier TYPO3 pour la conception d'un intranet est une excellente décision. Par conséquent, choisir une agence professionnelle qui maîtrise ce CMS est une décision incontestable. Vous avez un intranet qui manque de puissance ? Vous n'en avez pas encore et en désirez un sur mesure ? Consultez une agence professionnelle sans tarder.