Besoin
Faire évoluer durablement un site TYPO3 vieillissant tout en assurant sa sécurité, sa maintenabilité et l’autonomie des personnes responsables de son contenu.
Solution
Une prise en charge à long terme combinant migrations TYPO3 successives, formation personnalisée, support continu et infrastructure infonuagique Microsoft Azure.
Résumé de l'étude
Le 19 janvier 2023 marque le début d’une collaboration qui allait dépasser largement le cadre du mandat initial. La Chaire de recherche en soins infirmiers à la personne âgée et à la famille souhaitait alors moderniser un site fonctionnant sous TYPO3 8, former son équipe à son nouvel environnement et disposer d’un hébergement adapté.
Agence Lex a d’abord réalisé la migration vers TYPO3 11. Depuis, la relation s’est inscrite dans la durée : migrations successives vers TYPO3 12, TYPO3 13 puis TYPO3 14, infrastructure Microsoft Azure, support, accompagnement et formations TYPO3 destinées aussi bien au personnel déjà en poste qu’aux nouvelles personnes qui se joignent à l’équipe.
L’objectif est resté le même au fil des années : permettre à la Chaire de se concentrer sur sa mission de recherche et de transfert des connaissances pendant qu’Agence Lex veille à la pérennité de son environnement TYPO3.
À propos de la Chaire de recherche
Créée en 1998, la Chaire de recherche en soins infirmiers à la personne âgée et à la famille est issue d’un partenariat entre la Faculté des sciences infirmières de l’Université de Montréal et l’Institut universitaire de gériatrie de Montréal. Elle constitue la première chaire de recherche en soins infirmiers au Canada.
Sa mission est de contribuer au bien-être et à l’amélioration de la qualité de vie des personnes âgées et de leurs proches. Ses activités combinent notamment recherche scientifique, formation universitaire et transfert des connaissances vers les milieux de pratique.
Cette mission s’inscrit dans un important écosystème universitaire. L’Université de Montréal se classe aujourd’hui au 2e rang au Canada pour le volume de ses activités de recherche et compte notamment 465 unités de recherche et plus de 775 M$ de revenus de recherche.
Pour une organisation dont la vocation repose précisément sur la production et la diffusion des connaissances, disposer d’une plateforme Web fiable, évolutive et facile à administrer est donc essentiel.
Contexte du mandat
Lorsque la Chaire nous a approchés au début de 2023, son site fonctionnait toujours avec TYPO3 8, une génération devenue trop ancienne pour constituer une base technologique durable.
Le premier enjeu était de moderniser l’ensemble sans repartir de zéro. Les contenus, la structure du site et son identité devaient être préservés tout en remplaçant progressivement les composants devenus obsolètes.
Les exigences de sécurité entourant les environnements numériques associés à l’Université de Montréal rendaient également cette évolution nécessaire. Le besoin initial identifié sur la fiche du projet était d’ailleurs de mettre à jour les technologies du site afin de répondre aux attentes de sécurité de l’Université.
Mais la technologie n’était qu’une partie du problème.
Après une migration, les personnes qui administrent quotidiennement le site doivent être capables d’exploiter le nouvel environnement. Et avec les changements de personnel inévitables au sein d’une organisation universitaire, cette compétence doit pouvoir être transmise dans le temps.
C’est précisément sur ce point que le mandat ponctuel est devenu une relation à long terme.
Le besoin
Le besoin de la Chaire comportait deux dimensions complémentaires.
La migration TYPO3 et la formation TYPO3 devaient donc avancer ensemble.
Les défis particuliers à relever
Une migration de plusieurs générations de TYPO3 ne consiste pas simplement à installer une nouvelle version du CMS. Entre TYPO3 8 et les générations actuelles, l’architecture du système, les extensions, les pratiques de développement et le Backend destiné aux éditeurs ont considérablement évolué.
Il fallait donc moderniser le site tout en préservant ses contenus et son fonctionnement.
À cela s’ajoutait un second défi moins technique, mais tout aussi important : maintenir l’autonomie éditoriale malgré l’évolution des équipes.
Une formation donnée une seule fois en 2023 n’aurait pas suffi. Au fil des départs, des arrivées et de l’évolution de TYPO3, de nouvelles séances de formation et d’accompagnement deviennent nécessaires.
Notre approche devait ainsi prévoir non seulement la prochaine migration, mais également la continuité des connaissances au sein de l’organisation.
La solution
Une première migration structurante : TYPO3 8 vers TYPO3 11
Le premier mandat a permis de faire passer le site d’une génération devenue désuète à une version moderne et maintenable de TYPO3.
Cette migration TYPO3 constituait la fondation de toute la stratégie suivante. Nous avons adapté les différents composants du site, validé leur compatibilité avec le nouvel environnement et accompagné la Chaire dans la prise en main de sa nouvelle plateforme.
Une stratégie de migration continue
Plutôt que d’attendre qu’une nouvelle dette technologique importante s’accumule, nous avons poursuivi l’évolution du site au rythme des générations de TYPO3 :
TYPO3 8 → TYPO3 11 → TYPO3 12 → TYPO3 13 → TYPO3 14
Cette approche permet de répartir l’effort de modernisation dans le temps et d’éviter qu’une organisation se retrouve, quelques années plus tard, devant une migration massive et beaucoup plus risquée.
La Chaire dispose aujourd’hui d’un environnement sous TYPO3 14, tout en ayant conservé la continuité de son site et de ses contenus.
Former les personnes, pas seulement mettre à jour la technologie
La formation TYPO3 constitue l’autre pilier de notre intervention.
Après les migrations, nous accompagnons les personnes responsables du site dans l’utilisation de leur nouvel environnement TYPO3. Les séances sont adaptées à leurs responsabilités réelles et aux fonctionnalités qu’elles utilisent quotidiennement.
Lorsque de nouvelles personnes intègrent l’équipe, nous pouvons reprendre cet accompagnement afin que la connaissance du site ne repose pas uniquement sur les membres historiques de l’organisation.
La formation devient ainsi un mécanisme de transfert des connaissances plutôt qu’une activité ponctuelle livrée à la fin d’un projet.
Cette approche rejoint d’ailleurs notre philosophie de formation TYPO3 : adapter l’apprentissage aux rôles des utilisateurs et compléter les migrations par du coaching et de l’accompagnement.
Un accompagnement disponible lorsque les besoins évoluent
Depuis 2023, la Chaire peut également compter sur Agence Lex pour obtenir du support, poser des questions, valider une approche ou obtenir une recommandation avant d’apporter un changement important au site.
Cette continuité nous permet de connaître l’historique de la plateforme et son contexte. Nous pouvons donc intervenir avec une vision beaucoup plus large qu’un fournisseur sollicité uniquement lorsqu’un incident survient.
Une infrastructure Microsoft Azure
Agence Lex a également fourni à la Chaire une infrastructure Web sur Microsoft Azure, adaptée à l’hébergement de son environnement TYPO3.
Le CMS et son infrastructure peuvent ainsi évoluer ensemble. Les mises à niveau ne sont pas limitées par un environnement d’hébergement devenu incompatible avec les technologies modernes utilisées par TYPO3.
Résultats obtenus
4 migrations majeures (TYPO3 8 → 14).
Plus de 3 années d’accompagnement continu.
Infrastructure Microsoft Azure
Formation continue des équipes
Partenaire connaissant l'historique technique
Conclusion et perspectives
La relation entre la Chaire de recherche en soins infirmiers à la personne âgée et à la famille et Agence Lex illustre une philosophie que nous privilégions pour les plateformes TYPO3 : migrer avant que l’obsolescence devienne un problème, puis transmettre les connaissances nécessaires pour que les équipes demeurent autonomes.
Depuis janvier 2023, le site est passé de TYPO3 8 à TYPO3 14. Les personnes qui l’administrent ont été accompagnées et formées au fil de son évolution. Son infrastructure a elle aussi été modernisée avec Microsoft Azure.
Cette continuité permet à une organisation de recherche rattachée à l’écosystème de l’Université de Montréal de consacrer davantage de son énergie à sa véritable mission : produire, transmettre et diffuser des connaissances qui contribuent à améliorer les soins et la qualité de vie des personnes âgées et de leurs proches.
De notre côté, le travail se poursuit : surveiller l’évolution de TYPO3, conseiller la Chaire lorsque de nouveaux besoins apparaissent et préparer les prochaines étapes avant qu’elles ne deviennent urgentes.