Le besoin
Créer une plateforme multilingue capable de promouvoir le Festival Mondial du Carnaval de Montréal tout en offrant une billetterie transactionnelle comparable à Eventbrite, mais entièrement adaptée aux besoins de l’organisation.
Notre solution numérique
Agence Lex a conçu une solution Web sur mesure réunissant un site promotionnel hautement visuel, une gestion de contenu simple et une billetterie intégrée avec forfaits, coupons, paiements en ligne, billets à code-barres et programme d’affiliation.
Résumé de l’étude
Le Carnaval Mondial de Montréal souhaitait disposer de bien plus qu’un simple site Web promotionnel. Pour soutenir la commercialisation de son événement et maîtriser l’expérience offerte aux participants, l’organisation avait besoin d’une véritable plateforme événementielle sur mesure, capable de réunir promotion, vente de billets et gestion des opérations dans un même environnement numérique.
Agence Lex a conçu et développé cette plateforme de bout en bout. Le projet intègre notamment une billetterie permettant de vendre différents forfaits, d’accepter les paiements en ligne, de gérer des coupons promotionnels et de générer des billets munis de codes-barres. La solution couvre ainsi le parcours numérique du participant, de la découverte de l’événement jusqu’à la présentation de son billet.
La plateforme va également au-delà de la billetterie traditionnelle grâce à un programme d’affiliation destiné aux influenceurs et partenaires. Ceux-ci peuvent contribuer à la promotion du Carnaval, générer des ventes et recevoir des commissions, donnant à l’organisation un levier supplémentaire pour développer sa visibilité et ses revenus.
Le résultat est un écosystème numérique adapté aux besoins particuliers d’un événement d’envergure : une présence Web professionnelle, une billetterie intégrée et des outils de commercialisation réunis dans une solution dont le Carnaval conserve la maîtrise. Le mandat démontre ainsi la capacité d’Agence Lex à transformer un besoin événementiel complexe en une application Web sur mesure orientée vers l’expérience utilisateur et les objectifs d’affaires.
À propos et de Événements Legendary Living et du Festival
Événements Legendary Living
Événements Legendary Living est une organisation à but non lucratif spécialisée dans l'organisation d'événements culturels de grande envergure. Elle s'est donnée comme objectif d'élever et de responsabiliser les individus au sein des communautés racialisées, culturelles et ethniques. Avec une approche rigoureuse et un souci du détail, elle conçoit des festivals et des expériences qui réunissent des artistes et des spectateurs du monde entier.
Le Carnaval
Le festival Carnaval Mondial de Montréal est une initiative en deux parties dont l'objectif est de créer une industrie mondiale du carnaval unie où les traditions et les innovations peuvent être échangées, Sommet Mondial du Carnaval - octobre 2024. Le résultat recherché est de favoriser les collaborations et les partenariats mondiaux qui aboutiront à un festival mondial du carnaval qui se tiendra à Montréal, au Canada, au cours de l'été 2025.
Quelques statistiques du Carnaval :
- Le carnaval de Venise, en Italie, a généré 2 millions de nuitées et 3 milliards d'euros de chiffre d'affaires en 2023.
- Le Brésil a réalisé un chiffre d'affaires de plus de 1,7 milliard de dollars (CAD) en 2022.
- Les touristes équatoriens dépensent plus de 100 millions de dollars (USD) pour le carnaval et Pâques en 2022.
- Le Caribana de Toronto attire plus d'un million de visiteurs et génère chaque année plus de 400 millions de dollars.
Contexte du mandat
À l'approche du lancement du Sommet Mondial du Carnaval, Living Legends avait besoin d'une plateforme numérique capable de remplir deux rôles essentiels.
D'un côté, le site devait faire découvrir l'événement, créer de l'enthousiasme et convertir les visiteurs en participants. Son univers graphique devait immédiatement évoquer l'énergie, les couleurs et le caractère festif du carnaval.
De l'autre, l'organisation avait besoin d'un véritable outil transactionnel pour prendre en charge la vente de billets.
Plutôt que de dépendre entièrement d'une plateforme externe comme Eventbrite, l'objectif était de disposer d'une billetterie intégrée et adaptée aux processus du Carnaval.
Cela permettait également de garder une plus grande maîtrise de l'expérience utilisateur, des promotions, des billets vendus et des stratégies d'affiliation.
Le besoin
Living Legends souhaitait confier à Agence Lex le développement d'une plateforme événementielle multilingue complète, réunissant le marketing de l'événement, la gestion autonome des contenus et une billetterie transactionnelle sur mesure.
La plateforme devait notamment permettre :
- de présenter le Festival dans un univers graphique immersif et hautement attrayant;
- de gérer facilement les contenus sans connaissances techniques;
- de proposer le contenu en plusieurs langues;
- de vendre différents forfaits et types de billets;
- d'accepter des coupons promotionnels;
- de traiter les paiements par carte de crédit directement en ligne;
- de générer et transmettre automatiquement les billets par courriel;
- de produire des codes-barres pouvant être validés sur place;
- de gérer les événements, forfaits, coupons et billets depuis une interface d'administration;
- d'offrir suffisamment d'information aux administrateurs pour faciliter le soutien aux acheteurs;
- et d'intégrer un programme d'affiliation destiné notamment aux influenceurs.
Il ne s'agissait donc pas uniquement de développer un site Web. Il fallait créer une véritable plateforme numérique événementielle.
Les défis particuliers
Faire vivre l'ambiance du carnaval dès l'arrivée sur le site
Pour un événement de cette nature, l'expérience visuelle joue un rôle déterminant.
Living Legends souhaitait une présentation qui sorte du cadre d'un site événementiel conventionnel. Les couleurs, les photographies et les différents éléments graphiques devaient transporter immédiatement le visiteur dans une ambiance festive.
Cette richesse visuelle ne devait toutefois pas nuire à l'efficacité du parcours. Le visiteur devait rapidement comprendre l'événement, découvrir la programmation et accéder à la billetterie.
Le défi consistait donc à trouver le juste équilibre entre impact visuel, expérience utilisateur et efficacité commerciale.
Construire une billetterie adaptée au Festival
La billetterie représentait le volet le plus complexe du mandat.
Un acheteur pouvait sélectionner différents packages, profiter d'un coupon promotionnel et effectuer son paiement directement sur le site.
Une fois la transaction complétée, le système devait générer les billets appropriés et les transmettre par courriel. Chaque billet devait comporter un code-barres unique pouvant être scanné lors de l'événement.
La logique de validation devait également tenir compte du temps : un billet ne devait être valide que pour la date ou la période à laquelle il donnait accès.
Donner de véritables outils aux administrateurs
Une billetterie efficace ne se limite pas au parcours d'achat.
L'équipe du Carnaval devait disposer d'un espace d'administration lui permettant de gérer l'ensemble du cycle de vie des événements et des billets.
Il fallait notamment pouvoir retrouver suffisamment d'information sur une transaction ou un acheteur pour répondre rapidement aux demandes de soutien à la clientèle.
Transformer les influenceurs en canal de vente
Living Legends souhaitait également exploiter la portée de partenaires et d'influenceurs pour stimuler les ventes.
La plateforme devait donc aller plus loin qu'un système de coupons traditionnel.
Elle devait permettre de créer des affiliés, d'attribuer les ventes aux bonnes personnes, de mesurer leurs résultats et de disposer des informations nécessaires pour calculer leur rémunération.
La solution
Agence Lex a développé une plateforme sur mesure réunissant dans un même environnement promotion, gestion de contenu, commerce électronique, billetterie et marketing d'affiliation.
Une expérience visuelle pensée pour l'événement
La présentation du site a été conçue autour de l'identité festive du Festival Mondial du Carnaval de Montréal.
L'utilisation de couleurs vibrantes, d'images fortes et d'une mise en page dynamique permettait de créer une expérience immersive tout en conservant des appels à l'action clairs vers la billetterie.
Une attention particulière a été accordée aux détails visuels et au parcours utilisateur afin de répondre au niveau d'exigence attendu par Living Legends.
Un site multilingue et simple à administrer
L'équipe organisatrice devait pouvoir faire évoluer le site à mesure que l'événement approchait.
La gestion des contenus a donc été pensée pour permettre aux administrateurs de modifier les informations sans connaissances en programmation.
La plateforme prend également en charge plusieurs langues, un élément essentiel pour un événement international organisé à Montréal.
Une billetterie entièrement intégrée
Plutôt que de rediriger les visiteurs vers un système externe, le processus d'achat a été intégré à l'expérience du Festival.
Les visiteurs pouvaient sélectionner le package correspondant à leurs besoins et effectuer leur transaction directement en ligne par carte de crédit.
Le système prenait notamment en charge :
Packages et événements. Les administrateurs pouvaient créer et configurer les différentes offres disponibles à la vente.
Coupons promotionnels. Des codes de réduction pouvaient être créés et distribués dans le cadre de campagnes promotionnelles ou d'ententes particulières.
Paiement en ligne. L'acheteur pouvait compléter sa transaction directement dans le parcours de billetterie.
Envoi automatisé des billets. Une fois l'achat complété, les billets étaient générés et transmis par courriel.
Codes-barres. Chaque billet comportait un code-barres permettant sa validation lors de l'événement.
Périodes de validité. La logique métier permettait de limiter la validité d'un billet à la date ou à la période prévue.
Cette dernière fonctionnalité était particulièrement importante dans le contexte d'un sommet se déroulant sur plusieurs journées.
Un Backend conçu aussi pour le service à la clientèle
Une interface d'administration permettait à l'équipe du Festival de gérer les événements, packages, coupons, billets et transactions.
L'objectif était également de centraliser les informations utiles lorsqu'un acheteur communiquait avec l'organisation.
L'équipe pouvait ainsi disposer d'un meilleur contexte pour comprendre une transaction et intervenir lorsqu'une situation nécessitait du soutien.
Un programme d'affiliation directement dans la plateforme
Pour soutenir la commercialisation de l'événement, Agence Lex a également intégré un système d'affiliation.
Les administrateurs pouvaient transformer des partenaires ou des influenceurs en affiliés et mesurer les ventes générées par leurs efforts promotionnels.
Le Festival pouvait ainsi identifier les résultats associés à chacun et utiliser ces données pour gérer leur rémunération.
Cette fonctionnalité transformait la billetterie en véritable outil de marketing et d'acquisition, plutôt qu'en simple système de vente de billets.
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Résultats obtenus
La plateforme a permis à Living Legends de disposer d'un environnement numérique centralisé pour le lancement du Sommet Mondial du Carnaval, tenu du 19 au 21 novembre 2024.
Elle réunissait au même endroit la promotion de l'événement et les fonctions nécessaires à sa commercialisation : site multilingue, gestion autonome des contenus, vente de packages, coupons promotionnels, paiement en ligne, génération de billets, codes-barres et affiliation.
Pour l'équipe organisatrice, l'un des principaux bénéfices résidait dans la maîtrise de l'ensemble du parcours. La promotion, l'achat et la gestion des billets pouvaient être pensés en fonction des besoins propres au Festival plutôt que des limites imposées par une plateforme de billetterie générique.
Pour les visiteurs, l'expérience demeurait cohérente : ils pouvaient découvrir l'univers du Festival puis acheter leurs billets sans rupture avec l'expérience numérique de l'événement.
Conclusion et perspectives
Le projet du Carnaval Mondial de Montréal illustre ce qu'une application Web sur mesure peut apporter lorsqu'un événement possède des besoins qui dépassent ceux d'un simple site promotionnel.
En regroupant le contenu, le multilingue, les transactions, les billets, les codes-barres, les promotions et l'affiliation dans une même solution, Agence Lex a pu construire une plateforme autour des processus de Living Legends plutôt que de forcer l'organisation à adapter ses processus à un outil générique.
Cette architecture constitue également une base réutilisable et évolutive. De nouvelles éditions, de nouveaux packages, des campagnes promotionnelles ou d'autres stratégies d'affiliation peuvent s'inscrire dans le même écosystème.
Le résultat : une plateforme événementielle où la technologie s'efface derrière l'expérience du Festival, tout en donnant à l'organisation les outils nécessaires pour vendre, gérer et promouvoir son événement.